# Verificaciones antes de contratar profesores en Colombia: antecedentes e inhabilidades > Qué verificar antes de contratar profesores en Colombia: antecedentes, consulta de inhabilidades (Ley 1918 de 2018), datos personales y checklist. - URL: https://www.amediotonomusic.com/blog/verificaciones-antes-de-contratar-profesores-colombia - Publicado: 2026-09-30 - Categoría: Para academias - Autor: Equipo de A medio tono (https://www.amediotonomusic.com/nosotros) - Publica: A medio tono, escuela de artes y música en Bogotá, Colombia (https://www.amediotonomusic.com/) Antes de vincular a un profesor que trabajará con niños, niñas o adolescentes, tu institución debe consultar el registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores, con autorización previa, expresa y escrita del candidato. A eso se suman los antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y de medidas correctivas, las referencias laborales y la verificación de títulos. Aquí encuentras qué revisar, cómo hacer la consulta de inhabilidades, cómo manejar los datos del candidato y un checklist para usar en cada contratación. ## En resumen - Consulta antecedentes judiciales (Policía Nacional), disciplinarios (Procuraduría), fiscales (Contraloría) y el Registro Nacional de Medidas Correctivas, con autorización del candidato. - Si el cargo implica contacto con menores, consulta el registro de inhabilidades de la Ley 1918 de 2018 con autorización previa, expresa y escrita, y guárdala en el expediente. - La obligación de verificar es de la entidad que contrata, aunque un tercero haya preseleccionado a los candidatos. - Trata los datos de los candidatos según la Ley 1581 de 2012: autorización, finalidad clara y acceso restringido a los resultados. - Las verificaciones reflejan un momento: compleméntalas con referencias, un código de conducta y seguimiento. ## Antecedentes: qué consultar antes de vincular a un profe > **Aviso** > > Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Confirma los detalles con tu abogado o asesor laboral. Un profesor de música suele trabajar en condiciones de mucha cercanía: clases individuales, a domicilio, virtuales o con grupos de niños. Por eso, antes de vincular a alguien, conviene revisar su historial en las fuentes oficiales. Estas consultas se hacen en línea y requieren la autorización del candidato: **Consultas de antecedentes e inhabilidades** | Consulta | Entidad que la administra | | --- | --- | | Antecedentes judiciales | Policía Nacional | | Antecedentes disciplinarios | Procuraduría General de la Nación | | Antecedentes fiscales | Contraloría General de la República | | Registro Nacional de Medidas Correctivas (RNMC) | Policía Nacional | | Registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores (Ley 1918 de 2018) | Policía Nacional | Guarda la fecha de cada consulta junto con el resultado. Un certificado refleja la situación de la persona en ese momento; no es una garantía sobre el futuro. Por eso conviene complementarlo con referencias, un código de conducta y seguimiento. ### Qué hacer si aparece un registro Si la consulta de inhabilidades muestra que el candidato está inhabilitado, no puede ser vinculado a un cargo que implique contacto directo y habitual con menores. Si aparece otro tipo de antecedente, analiza con tu asesor legal su relación con el cargo antes de decidir, y maneja esa información con reserva. ## Consulta de inhabilidades: Ley 1918 de 2018 y Decreto 753 de 2019 La **Ley 1918 de 2018** establece inhabilidades para que las personas condenadas por delitos sexuales contra menores de edad desempeñen cargos, oficios o profesiones que impliquen contacto directo y habitual con menores, incluidos los ámbitos educativos, culturales y artísticos. El registro de estas inhabilidades lo administra la Policía Nacional. El **Decreto 753 de 2019** reglamenta la consulta: las entidades públicas y privadas pueden consultar el registro durante el proceso de vinculación, siempre con autorización previa, expresa y escrita del candidato. Esa autorización debe conservarse en la hoja de vida o el expediente de la persona. ### Cómo hacer la consulta, paso a paso 1. Pide al candidato que firme la autorización previa, expresa y escrita para consultar el registro de inhabilidades, antes de hacer la consulta. 2. Ingresa al portal de consulta de inhabilidades de la Policía Nacional e identifica a tu entidad con su NIT. 3. Haz la consulta con los datos de identificación del candidato. 4. Guarda el resultado junto con la autorización en la hoja de vida o el expediente. 5. Decide con base en el resultado y deja constancia de que la consulta se hizo antes de la vinculación. ### Ley 2375 de 2024: reglas más estrictas La **Ley 2375 de 2024** fortaleció estas reglas: amplía y precisa los cargos cubiertos, incluyendo a las personas que prestan servicios a niños, niñas y adolescentes en ámbitos culturales, recreativos y deportivos, y prevé multas para las entidades que no hagan la verificación o que contraten a personas inhabilitadas. Para una academia de música, un programa cultural o un colegio con jornada complementaria, la conclusión práctica es clara: en los cargos con contacto con menores, la consulta de inhabilidades no es un paso opcional. Revisa con tu asesor qué cargos de tu institución están cubiertos. ## La obligación de verificar es de quien contrata Aunque un tercero te ayude a buscar y preseleccionar candidatos, la obligación legal de verificar es de la entidad que contrata. Tu institución debe hacer su propia consulta de inhabilidades, con la autorización del candidato y el NIT de la entidad, y conservar la evidencia. En A medio tono evaluamos a cada profe en lo musical, lo pedagógico y lo humano antes de su primera clase, y en la [selección a la medida](https://www.amediotonomusic.com/academias/seleccion-de-profesores) te presentamos candidatos ya filtrados. Aun así, la consulta para tu vinculación la hace tu institución: ningún aliado externo puede asumirla por ti. - Acuerda por escrito qué evalúa el aliado y qué verifica tu institución. - Aplica el mismo procedimiento a cada nueva vinculación con contacto con menores, sea de tiempo completo, por horas o un reemplazo, y confirma con tu asesor el alcance en cada caso. - Designa a un responsable interno de las verificaciones y del archivo de autorizaciones. ## Protección de datos de los candidatos: Ley 1581 de 2012 Las verificaciones implican tratar datos personales, algunos de ellos muy delicados. La **Ley 1581 de 2012** (habeas data) marca las reglas básicas: - **Autorización previa, expresa e informada** para tratar los datos del candidato, desde que recibes su hoja de vida. - **Finalidad clara:** explica para qué usarás los datos; por ejemplo, la selección para un cargo específico y las verificaciones asociadas. - **Conservación con autorización:** si quieres guardar la hoja de vida después del proceso, para futuras vacantes, necesitas autorización para eso. - **Acceso restringido:** solo las personas que toman la decisión deben ver los resultados de las verificaciones. Puedes incluir la autorización de tratamiento de datos en tu formato de postulación y pedir la de consulta de inhabilidades de forma expresa y por escrito. Pide a tu asesor que revise la redacción de ambas. ## Referencias laborales y verificación de títulos Los certificados te dicen lo que no aparece en el historial de alguien; las referencias te cuentan cómo trabaja. Pide mínimo dos referencias laborales y, si el cargo es con niños, procura que al menos una venga de un trabajo previo con niños. ### Qué preguntar a las referencias - ¿En qué cargo y durante cuánto tiempo trabajó con ustedes? - ¿Con qué edades y en qué formato: clases individuales, grupos o ensambles? - ¿Cómo era su relación con los estudiantes y con las familias? - ¿Cumplía los horarios y los acuerdos? - ¿Lo volverían a contratar? ### Vacíos en la trayectoria Si hay periodos sin actividad en la hoja de vida, pide al candidato que los explique. No se trata de castigar una pausa, que puede tener muchas razones legítimas, sino de tener una trayectoria completa y coherente. ### Títulos y certificados Verifica con la institución que los expidió los títulos y certificados que sean relevantes para el cargo. Un título no dice cómo enseña alguien, pero si es un requisito del cargo, debe ser real. Para evaluar la parte pedagógica, usa una [clase muestra con rúbrica](https://www.amediotonomusic.com/blog/clase-muestra-como-evaluar-a-un-profesor-de-musica). ## Código de conducta para clases 1:1 y virtuales con menores Las verificaciones son una foto del momento en que se hacen. Lo que protege a los estudiantes en el día a día es un código de conducta claro, que cada profe conozca y firme al entrar. Estos son algunos puntos que no deberían faltar: - **Canales institucionales:** la comunicación con estudiantes menores pasa por canales de la institución o incluye a la familia; nada de chats privados. - **Espacios visibles:** clases con la puerta abierta o en salones con visibilidad; a domicilio, en un espacio común de la casa. - **Clases virtuales:** en plataformas institucionales, con la cámara en un espacio común y con conocimiento de la familia. - **Redes sociales:** no seguir ni agregar a estudiantes menores desde cuentas personales, ni publicar fotos o videos de ellos sin autorización de la familia. - **Adulto responsable:** en clases a domicilio con niños pequeños, un adulto responsable debe estar presente en la casa. - **Contacto físico:** para corregir la postura, prioriza la demostración; si hace falta tocar, explícalo antes y pide permiso. - **Ruta de reporte:** un canal claro para que estudiantes, familias y profes reporten cualquier situación que les preocupe. ## Checklist de verificación antes de contratar Usa esta lista con cada candidato finalista, antes de la vinculación: 1. Autorización de tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012) firmada por el candidato. 2. Autorización previa, expresa y escrita para consultar el registro de inhabilidades. 3. Consulta de inhabilidades hecha por tu institución en el portal de la Policía Nacional, con el NIT de la entidad. 4. Antecedentes judiciales (Policía Nacional). 5. Antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la Nación). 6. Antecedentes fiscales (Contraloría General de la República). 7. Registro Nacional de Medidas Correctivas (RNMC). 8. Mínimo dos referencias laborales verificadas, idealmente con al menos un trabajo previo con niños. 9. Vacíos en la trayectoria explicados. 10. Títulos y certificados relevantes verificados. 11. Código de conducta firmado. 12. Autorizaciones y resultados archivados en el expediente, con acceso restringido. Las verificaciones son la última etapa de un proceso que empieza mucho antes. Si estás armando o ajustando el tuyo, revisa [cómo contratar profesores de música paso a paso](https://www.amediotonomusic.com/blog/como-contratar-profesores-de-musica-para-tu-academia) o conoce los [servicios para academias y colegios](https://www.amediotonomusic.com/academias). ## Preguntas frecuentes ### ¿Quién debe hacer la consulta de inhabilidades? La entidad que contrata. Aunque un tercero haya preseleccionado a los candidatos, tu institución debe hacer su propia consulta en el portal de la Policía Nacional, identificándose con su NIT y con la autorización escrita del candidato. ### ¿Puedo consultar las inhabilidades sin autorización del candidato? No. El Decreto 753 de 2019 exige una autorización previa, expresa y escrita del candidato, que además debes conservar en su hoja de vida o expediente. ### ¿Esto aplica también a academias de música y programas culturales, no solo a colegios? La Ley 1918 de 2018 incluye los ámbitos educativos, culturales y artísticos, y la Ley 2375 de 2024 precisó que cubre a quienes prestan servicios a niños, niñas y adolescentes en ámbitos culturales, recreativos y deportivos. Confirma con tu asesor el alcance para cada cargo. ### ¿Un certificado sin registros garantiza que no habrá problemas? No. Un certificado refleja la situación de la persona en el momento de la consulta. Por eso conviene complementarlo con referencias, un código de conducta, supervisión y canales de reporte. ### ¿Puedo guardar las hojas de vida de los candidatos que no quedaron? Solo si el candidato lo autorizó. La Ley 1581 de 2012 exige autorización para tratar sus datos con una finalidad clara, y conservarlos para futuras vacantes requiere que esa autorización lo contemple.